Qué es un folio y qué es el CAF
El folio es el número correlativo de cada documento tributario: la factura 1.001, la boleta 25.430. En la facturación electrónica esos números no los inventa la empresa: los autoriza el Servicio de Impuestos Internos.
El CAF, o código de autorización de folios, es el archivo que entrega el SII cuando autoriza un rango de folios para un tipo de documento. Contiene el rango autorizado (por ejemplo, del 1.001 al 1.100), el tipo de documento al que corresponde y una firma del SII. El sistema de facturación lo usa para timbrar cada documento: el timbre electrónico que aparece impreso en el PDF, ese código de barras bidimensional, se genera a partir del CAF.
Un CAF por tipo de documento
Los folios se autorizan por tipo de documento tributario electrónico. Un CAF de facturas (código 33) no sirve para emitir boletas (39), notas de crédito (61) ni guías de despacho (52): cada tipo que emitas necesita sus propios rangos. Por eso una empresa que factura, emite boletas y hace notas de crédito administra, al menos, tres stocks de folios distintos. Si usas los dos tipos de boleta, la afecta (39) y la exenta (41) también tienen folios separados.
Cómo se solicitan los folios
Los CAF se piden al SII por medio del servicio de timbraje electrónico, que está en la sección de factura electrónica de sii.cl. A grandes rasgos, el proceso es:
- Ingresar a sii.cl con un usuario autorizado por la empresa.
- Elegir el tipo de documento y la cantidad de folios que se necesitan.
- Descargar el archivo CAF que entrega el SII y cargarlo en el sistema de facturación.
El SII puede autorizar el rango completo o solo una parte de lo que pides. Si usas el sistema de facturación gratuito del SII, no administras CAF: el propio sistema asigna el folio al emitir. Si usas un software de mercado, el CAF tiene que quedar cargado en ese software.
Durante la certificación de un software ante el SII se trabaja con folios del ambiente de certificación, que no sirven en producción. Al terminar la certificación hay que pedir folios de producción antes de emitir el primer documento real.
Los folios vencen a los seis meses
Un error común es pedir muchos folios de una vez para olvidarse del tema. No funciona, porque los CAF tienen vencimiento. Según la respuesta oficial del SII, basada en la Resolución Exenta N° 58 de 2017: «Los CAF autorizados a contar del 01/07/2018 tendrán una validez de seis meses, contados desde la fecha de su autorización».
En la práctica, conviene pedir cantidades cercanas a lo que vas a usar en los próximos meses y reponer seguido, en vez de acumular rangos grandes que pueden vencer sin usarse.
Qué pasa si se acaban los folios
Si no te quedan folios vigentes de un tipo de documento, no puedes emitir ese documento hasta pedir un CAF nuevo. Para un negocio que vende con boleta, eso es una caja detenida; para uno que factura, es una venta que no se puede cobrar. Suele pasar en el peor momento: un viernes en la tarde, a fin de mes o en una temporada alta, cuando se emite más que de costumbre.
Las causas más habituales son tres:
- Nadie revisó el stock y el último rango se gastó.
- Había folios, pero el CAF venció a los seis meses.
- El SII autorizó menos folios de los pedidos y el rango duró menos de lo que se esperaba.
Cómo evitar quedarte sin folios
- Revisa el stock por tipo de documento, no el total: puedes tener cientos de folios de factura y ninguno de nota de crédito.
- Repón antes de llegar a cero, con un margen que cubra varios días de emisión normal.
- Pide cantidades que alcances a usar antes del vencimiento de seis meses.
- Automatiza, si tu sistema lo permite, para no depender de que alguien se acuerde.
Cómo lo resuelve EmitirDTE
En EmitirDTE no tienes que entrar al timbraje del SII ni cargar archivos CAF a mano. Nosotros pedimos los folios al SII por ti, vigilamos el stock de cada tipo de documento y solicitamos un rango nuevo cuando queda poco, antes de que se agote. Para que el rango pedido no sea ni muy corto ni tan largo que venza sin usarse, la cantidad se ajusta al tamaño del último rango que usaste.
En la sección de folios de la plataforma ves los CAF asignados de cada tipo de documento y, si lo necesitas, puedes pedir más con un botón. Y si no quedan folios de un tipo, la plataforma no intenta emitir el documento: te lo dice en el momento, en vez de que lo descubras con un rechazo.
Esto se suma al resto de la plataforma: factura electrónica, boleta electrónica, notas de crédito y de débito, guías de despacho y recepción de facturas de proveedores. Puedes partir con el plan Gratis o revisar los precios de cada plan.
Fuentes oficiales
- SII, preguntas frecuentes: ¿Cuál es la vigencia de los Códigos de Autorización de Folios (CAF) autorizados por el SII?
- SII: Resolución Exenta N° 58 de 2017